W dokumentacji księgowej firm często pojawiają się sytuacje wymagające korekty błędów w otrzymanych fakturach. Jednym z narzędzi służących do tego celu jest nota korygująca. Ten dokument, choć stosunkowo prosty, budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców – kiedy dokładnie należy go wystawić, jakie błędy można nim skorygować, a jakich nie. W poniższym artykule wyjaśnimy wszystkie kluczowe aspekty związane z notami korygującymi, ich prawidłowym stosowaniem oraz formalnymi wymogami.
Czym jest nota korygująca i kiedy ją stosować
Nota korygująca to dokument księgowy, który służy do poprawy pomyłek formalnych w otrzymanych fakturach. Warto podkreślić, że wystawia ją odbiorca faktury, a nie jej wystawca. Jest to zasadnicza różnica w porównaniu z fakturą korygującą, którą zawsze wystawia sprzedawca.
Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, notę korygującą stosuje się wyłącznie do poprawy:
- danych dotyczących sprzedawcy i nabywcy
- nazwy towaru lub usługi
- oznaczeń alfanumerycznych
- innych pomyłek, które nie wpływają na wysokość kwoty podatku
Typowe sytuacje, w których wystawia się notę korygującą to:
- błędnie wpisany adres firmy
- literówki w nazwie firmy
- nieprawidłowy numer NIP
- błędy w opisie towaru lub usługi
- niepoprawny numer zamówienia
Należy pamiętać, że nota korygująca nie służy do poprawiania kwot, stawek podatku, dat sprzedaży czy innych elementów wpływających na wysokość zobowiązania podatkowego. W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Obowiązkowe elementy noty korygującej
Aby nota korygująca była dokumentem ważnym pod względem formalnym, musi zawierać określone elementy. Zgodnie z przepisami, prawidłowo sporządzona nota korygująca powinna zawierać:
- wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”
- numer kolejny i datę jej wystawienia
- dane identyfikacyjne nabywcy i sprzedawcy (nazwy, adresy, NIP)
- numer faktury, której dotyczy nota korygująca
- wskazanie treści korygowanej informacji
- treść prawidłową korygowanej informacji
- podpis wystawcy noty korygującej
Warto zaznaczyć, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej. Dopiero po jej uzyskaniu (w formie podpisu lub potwierdzenia elektronicznego) nota staje się pełnoprawnym dokumentem księgowym.
Jak prawidłowo wystawić notę korygującą
Proces wystawienia noty korygującej obejmuje kilka kroków, które należy wykonać w odpowiedniej kolejności:
1. Przygotowanie dokumentu zawierającego wszystkie wymagane elementy.
2. Wypełnienie noty korygującej, ze szczególnym uwzględnieniem:
– wskazania dokładnie, które informacje są nieprawidłowe
– podania poprawnej treści dla każdej korygowanej informacji
3. Wystawienie noty w dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy faktury, drugi dla własnej dokumentacji.
4. Przekazanie noty do akceptacji wystawcy faktury pierwotnej.
5. Uzyskanie potwierdzenia akceptacji (podpisu) od wystawcy faktury.
6. Dołączenie noty do dokumentacji księgowej.
Formy wystawienia noty korygującej
Notę korygującą można wystawić w formie:
- papierowej – korzystając z gotowych druków lub tworząc własny wzór zgodny z wymogami
- elektronicznej – przy użyciu specjalnego oprogramowania księgowego lub aplikacji online
W przypadku not elektronicznych, akceptacja wystawcy faktury również może mieć formę elektroniczną, co znacznie usprawnia cały proces, szczególnie gdy firmy znajdują się w różnych lokalizacjach. Warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenia dokumentów elektronicznych, by zapewnić ich autentyczność i integralność.
Praktyczne przykłady zastosowania noty korygującej
Aby lepiej zrozumieć, kiedy stosować notę korygującą, warto przeanalizować konkretne przykłady:
Przykład 1: Firma ABC otrzymała fakturę, na której widnieje nieprawidłowy adres siedziby – zamiast „ul. Kwiatowa 15” wpisano „ul. Kwiatowa 51”. Jest to typowy błąd formalny, który można skorygować notą korygującą.
Przykład 2: Na fakturze za usługi informatyczne wpisano błędny NIP nabywcy – pomylono dwie cyfry. To również sytuacja wymagająca wystawienia noty korygującej.
Przykład 3: W opisie zakupionego towaru wpisano „Komputer stacjonarny model X200”, podczas gdy faktycznie chodziło o „Komputer stacjonarny model X2000”. Taka pomyłka w nazwie towaru może zostać skorygowana notą.
Warto pamiętać, że jeśli na fakturze błędnie naliczono VAT lub podano nieprawidłową cenę towaru, nie można zastosować noty korygującej – w takim przypadku należy poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej.
Nota korygująca a faktura korygująca – kluczowe różnice
Wielu przedsiębiorców ma problem z rozróżnieniem sytuacji, w których należy zastosować notę korygującą, a kiedy fakturę korygującą. Poniższe zestawienie pomoże zrozumieć podstawowe różnice:
Nota korygująca:
- Wystawia ją nabywca (odbiorca faktury)
- Koryguje tylko błędy formalne
- Nie wpływa na kwotę podatku
- Wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej
Faktura korygująca:
- Wystawia ją sprzedawca (wystawca faktury pierwotnej)
- Koryguje błędy merytoryczne (ceny, stawki VAT, rabaty)
- Może zmieniać kwotę podatku
- Nie wymaga akceptacji nabywcy (choć potwierdzenie odbioru może być potrzebne)
Świadomość tych różnic pozwala uniknąć błędów w dokumentacji księgowej i potencjalnych problemów podczas kontroli podatkowej.
Przechowywanie i archiwizacja not korygujących
Noty korygujące, podobnie jak inne dokumenty księgowe, podlegają obowiązkowi przechowywania. Zgodnie z przepisami, należy je archiwizować przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
W przypadku not wystawionych w formie elektronicznej, należy zapewnić ich przechowywanie w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przez cały okres przechowywania. Warto rozważyć korzystanie z dedykowanych systemów do archiwizacji dokumentów elektronicznych, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa.
Prawidłowe stosowanie not korygujących to ważny element prowadzenia dokumentacji księgowej w firmie. Choć może wydawać się formalnym drobiazgiem, właściwe korygowanie błędów w fakturach ma istotne znaczenie dla zachowania porządku w dokumentach i uniknięcia potencjalnych problemów podczas kontroli podatkowych. Systematyczne weryfikowanie otrzymywanych faktur i szybkie reagowanie na zauważone błędy formalne pozwoli utrzymać dokumentację w nienagannym stanie, co jest szczególnie istotne w przypadku ewentualnych kontroli ze strony organów skarbowych.